เมนูบาร์ (Menu bar) ของโปรแกรม MS Word ในบางเครื่องอาจไม่มี Tab : นักพัฒนา (Developer) ถ้าผู้ใช้ต้องการใช้งาน Tab นี้ ก็จะเป็นต้องเข้าไปเพิ่มแท็บด้วยตนเอง ซึ่งการเพิ่ม Tab นั้น ทำเพียงครั้งเดียว แล้วก็จะอยู่เช่นนั้น จนกว่าจะ Remove ออก
สำหรับการ Add Tab ใหม่ มีขั้นตอนดังนี้
- คลิ๊ก File, Option, Customize Ribbon พบ 2 หน้าต่าง คือ Choose commands From: และ Customize the Ribbon:
- เลือก All Commands ในช่อง Choose commands From:
- เลื่อนลงไปหาตัวเลือก Developer
- คลิ๊กเลือก Developer แล้วคลิ๊ก Add >> ที่อยู่ตรงกลางระหว่าง 2 รายการ
- คลิ๊ก Ok ที่มุมล่างขวา
ซึ่งแท็บ Developer มีตัวเลือกมากมายให้เลือกดำเนินการ เช่น Visual Basic , Macros, Add-Ins , Controls, XML, Protect และ Templates
ผู้ใช้ที่ต้องการสร้างแบบฟอร์มที่มี Text Form Field ใน Legacy Forms เพื่อเป็นฟอร์มแบบ Fixed ช่องให้กรอกแบบตายตัว (Fixed format หรือ Restrict Form) เช่น แบบสอบที่เติมคำในช่องว่าง ฟอร์มสมัครงาน ฟอร์มทางการเงิน ฟอร์มบันทึกในหน่วยงาน ที่ไม่เปิดให้แก้ไข และนำไปใช้งานในระบบจัดการฐานข้อมูลได้ โดยผู้พัฒนาโปรแกรมจะเขียนโปรแกรมมาอ่านข้อมูลจากแบบฟอร์ม และแยกข้อมูลออกไปทำการประมวลผล และบันทึกเข้าระบบฐานข้อมูลได้
วิธีการสร้างฟอร์มแบบตายตัวนี้ มีขั้นตอนดังนี้
- พิมพ์ข้อมูลเป็นแบบฟอร์มตามปกติ อาจเป็นตาราง หรือย่อหน้าก็ได้
- ย้ายตำแหน่ง cursor ไปยังตำแหน่งที่ต้องการเพิ่มช่องกรอกข้อมูล
- เลือก Developer, Legacy Tools, Text Form Field เท่านี้ก็จะเพิ่มแล้วหนึ่งช่อง
- เพิ่มช่อง Text Form Field ให้ครบตามที่ต้องการ
- ตรวจว่าไม่อยู่ใน Design Mode แล้วไปคลิ๊ก Restrict Editing
- เลือก Check Formatting Restrictions
- เลือก Editing Restrictions, Filling in forms
- คลิ๊ก Yes Start Enforcing Protection
- กรอกรหัสผ่าน หรือไม่กรอกก็ได้ เพื่อจำกัดการเข้าถึงส่วนอื่น
- แฟ้มเอกสารนี้จะไม่สามารถเข้าถึงส่วนอื่นที่ไม่ใช่ Text Form Field
- เมื่อส่งให้ผู้ใช้ นักเรียน หรือพนักงาน กรอกข้อมูลจนครบ และ Save ตามปกติ
- ส่งแฟ้มกลับมาให้ผู้สร้างฟอร์มเพื่อนำข้อมูลมาประมวลผลต่อไป
สำหรับ script ภาษา php ที่ใช้อ่านแฟ้ม word เพื่อนำไปใช้กับระบบฐานข้อมูล มีตัวอย่างที่ทดสอบแล้วใน ต.ย.74 อ่าน .docx เป็น text และได้เตรียมตัวอย่างไว้ 3 แฟ้ม 1) แฟ้มเอกสารที่ไม่มีข้อมูล 2) แฟ้มเอกสารที่มีคำว่าสวัสดี และ 3) สคริปต์อ่านแฟ้มเอกสารมาใช้งาน
