หลายหน่วยงาน มีการพูดถึงการหาองค์ความรู้ เพื่อมาใช้ในการทำธุรกิจ หรือการหาความชาญฉลาดทางธุรกิจ เพื่อให้สามารถแข่งขันกับคู่แข่งทางการค้า และหารายได้ให้กับหน่วยงานตนเอง หน่วยงานต่าง ๆ ได้สนใจเทคโนโลยีที่เรียกว่า Big Data ซึ่งในความเป็นจริง คือ การทำคลังข้อมูล ในการทำคลังข้อมูลนี้เราต้องยุ่งเกี่ยวกับข้อมูลปริมาณมาก ๆ ที่ถูกจัดเก็บอยู่ในฐานข้อมูลของหน่วยงาน เราจึงต้องมีเทคโนโลยีที่มาบริหารจัดการข้อมูลปริมาณมาก ๆ ทั้งนี้วิธีการจัดการข้อมูลในฐานข้อมูลก็ยังคงใช้แนวคิดเดิม คือ Relational Database Management เพียงแต่จะต้องทำให้ระบบจัดการฐานข้อมูลมีประสิทธิภาพมากขึ้น ให้สามารถดึงข้อมูลปริมาณมากตามที่หน่วยงานต้องการได้ไว แต่ทั้งนี้การหาองค์ความรู้ไม่ได้ต้องการข้อมูลในรูปของแต่ละรายการทางธุรกิจ หรือ Transaction เท่านั้น ในการหาองค์ความรู้แต่ละอย่าง หน่วยงานต้องระบุวัตถุประสงค์ที่ต้องการ หรือต้องเข้าใจองค์ความรู้ที่ตนเองต้องการจะหาในระดับหนึ่ง เพื่อที่จะสามารถระบุข้อมูลพื้นฐานที่เกี่ยวข้อง และต้องใช้เพื่อหาองค์ความรู้ ซึ่งข้อมูลเหล่านี้อาจมาจากฐานข้อมูลหลายฐานข้อมูล หรืออาจจะต้องมีการคัดกรอง ทำความสะอาด และจัดเตรียมให้พร้อมก่อนเอามาวิเคราะห์ โดยใช้เทคนิค Data Mining ก่อนจะแปลผลจากการวิเคราะห์ไปในเชิงธุรกิจ เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ต่อไป

การดึงข้อมูล จากฐานข้อมูลขนาดใหญ่ การรวมข้อมูลจากหลายแหล่งให้เป็นชิ้นเดียวกัน การทำความสะอาดข้อมูลไม่ให้มีข้อมูลผิดปกติ หรือข้อมูลขาดหาย และการเตรียมข้อมูลให้พร้อมโดยการแบ่งเป็นชิ้น หรือการรวมข้อมูลให้มีความหมายเบื้องต้น เป็นกระบวนการสำคัญ ที่จะทำให้คุณภาพขององค์ความรู้ที่ต้องการจะได้สูง คลังข้อมูลจึงถูกนำมาจัดเก็บข้อมูลที่ได้ผ่านกระบวนการดังกล่าวมาแล้ว การออกแบบคลังข้อมูล และการจัดการคลังข้อมูล จึงเป็นสิ่งสำคัญในการได้องค์ความรู้มาใช้แข่งขันกับคู่แข่ง มิฉะนั้นเราจะได้องค์ความรู้ที่ผิด เพราะวัตถุดิบเริ่มต้นในการผลิตองค์ความรู้ไม่ดี เหมือนที่เราเคยได้ยินว่า “When you put the garbage in then you will get the garbage out.” ไม่ใช่องค์ความรู้ที่มีประโยชน์

ท่านคงเห็นได้ว่า ข้อมูลเป็นสิ่งสำคัญมากกว่าเทคโนโลยี เราต้องเน้นที่คุณภาพของข้อมูล ถ้าข้อมูลคุณภาพดี โอกาสที่จะได้องค์ความรู้ที่ดี ที่มีประโยชน์ไปใช้ในการแข่งขันก็จะสูง ปัญหาของการได้ข้อมูลคุณภาพไม่ดีมีได้หลายสาเหตุ ส่วนหนึ่งมาจากการนำข้อมูลเข้าผิด ดังนั้นหน่วยงานจึงควรคำนึงถึงวิธีการลดปัญหาที่เกิดขึ้นนี้ การบังคับให้บุคลากรในหน่วยงานนำข้อมูลเข้าให้ถูกคงเป็นไปไม่ได้ ระบบสารสนเทศที่ดีจะต้องสามารถตรวจจับและป้องกันการนำเข้าข้อมูลที่ผิดได้ แม้ว่าสุดท้ายบุคลากรที่ดูแลและเข้าใจข้อมูลส่วนนั้น ต้องเป็นคนตรวจสอบความผิดปกติของข้อมูลส่วนนั้นเอง ส่วนถัดมาที่ทำให้ข้อมูลมีคุณภาพไม่ดี คือ การมีข้อมูลไม่ครบถ้วนสมบูรณ์ ซึ่งหากมีจำนวนข้อมูลที่ไม่ครบถ้วนจำนวนมาก ๆ แล้ว ในระหว่างทำความสะอาดข้อมูล รายการข้อมูลที่ขาด ไม่ครบถ้วน ไม่สมบูรณ์จะต้องถูกทิ้งไป ไม่เอามาใช้ในการวิเคราะห์เพื่อหาองค์ความรู้ นั่นหมายถึงการทิ้งความรู้บางส่วนที่เกิดขึ้นจริง หรือทำให้ได้องค์ความรู้ไม่ครบหรือไม่สะท้อนความเป็นจริงที่เกิดขึ้น ระบบสารสนเทศจึงถูกนำมาใช้เพื่อกำกับให้มีการเก็บข้อมูลที่สำคัญให้ครบถ้วน สมบูรณ์ เพื่อให้ได้รายการที่สมบูรณ์สำหรับนำมาวิเคราะห์เยอะที่สุด และส่งผลให้ได้องค์ความรู้ที่สมบูรณ์ ครบถ้วน สะท้อนความเป็นจริงในธุรกิจมากที่สุด

แต่ที่สำคัญที่สุด หากผู้ออกแบบระบบสารสนเทศเข้าใจธุรกิจ หรือวัตถุประสงค์ในการนำองค์ความรู้ไปใช้ รวมทั้งเข้าใจเทคนิคในการทำการวิเคราะห์ข้อมูลปริมาณมาก เพื่อให้ได้องค์ความรู้ไปใช้ให้เกิดความได้เปรียบทางการแข่งขันในเชิงธุรกิจ จะทำให้สามารถมองข้อมูลที่น่าจะใช้ในการหาองค์ความรู้ เพื่อให้เกิดประโยชน์ในเชิงธุรกิจ และลักษณะของข้อมูลที่ต้องการ นอกเหนือจากข้อมูลที่ใช้ในการดำเนินธุรกิจปัจจุบันตามที่ระบุโดยผู้ใช้งานระบบ ดังนั้นเมื่อหน่วยงานต้องการจะหาองค์ความรู้ หน่วยงานก็จะมีข้อมูลเพียงพอ หรือครบถ้วนสมบูรณ์ มาทำการวิเคราะห์ให้ได้องค์ความรู้ที่มีคุณค่า ซึ่งในปัจจุบันจะพบว่าข้อมูลที่สามารถนำมาวิเคราะห์หาองค์ความรู้ หรือการทำ Data Mining นั้น มีปริมาณไม่ถึง 50% ของปริมาณข้อมูลตั้งต้นที่ผู้เชี่ยวชาญระบุ ว่าจำเป็นต้องใช้เพื่อประกอบการหาองค์ความรู้

ระบบสารสนเทศที่ดี ไม่ใช่แค่รวบรวม หรือออกแบบให้เก็บข้อมูลตามที่ผู้ใช้งานระบุในปัจจุบัน ระบบสารสนเทศที่ดีจะต้องสามารถรวบรวม จัดเก็บข้อมูลที่คาดว่าจะต้องใช้ เพื่อหาความสามารถในการแข่งขันให้กับธุรกิจในอนาคตได้ด้วย ผู้ออกแบบระบบสารสนเทศที่ดี จึงควรจะต้องเข้าใจลักษณะธุรกิจที่ระบบสารสนเทศที่ตนเองออกแบบอยู่ให้ลึกซึ้ง และสามารถมองเห็นคุณค่าของข้อมูลในแต่ส่วนว่าสามารถนำไปใช้งานหรือหาองค์ความรู้อะไรได้บ้างในอนาคตโดยสอดคล้องกับวิสัยทัศน์และสภาพการแข่งขันทางธุรกิจของหน่วยงาน นอกเหนือจากการทำความเข้าใจในงานของผู้ใช้ระบบสารสนเทศนั้นๆ แล้ว การเข้าใจเทคนิคต่างๆ ในการวิเคราะห์ข้อมูลจะสามารถช่วยให้การออกแบบลักษณะของข้อมูลทำได้ถูกต้องมากขึ้น รวมทั้งต้องเข้าใจเทคโนโลยีสารสนเทศต่างๆ เป็นอย่างดี เพื่อให้สามารถนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาเพิ่มคุณภาพของข้อมูล หากผู้ออกแบบระบบสารสนเทศมีคุณลักษณะดังกล่าว จะทำให้ระบบสารสนเทศที่พัฒนาสามารถรวบรวมข้อมูลที่ถูกต้อง ครบถ้วน สมบูรณ์ และเกี่ยวข้องกับการแข่งขันทางธุรกิจเพื่อนำมาหาองค์ความรู้ ซึ่งแน่นอนหน่วยงานก็จะเกิดความคุ้มค่าในการลงทุนในการพัฒนาระบบสารสนเทศต่างๆ นับเป็นสิ่งสำคัญในการดำเนินธุรกิจในปัจจุบัน ระบบสารสนเทศจึงเป็นส่วนหนึ่งในการสร้างความชาญฉลาดทางธุรกิจให้กับหน่วยงานนั่นเอง