ไอทีในชีวิตประจำวัน # 306 ลงชื่อเข้างานที่เปลี่ยนไป ()
ทุกองค์กรต้องมีการบันทึกประวัติการเข้าทำงาน ขาด ลา และสายของบุคลากร โดยมีรายละเอียดว่าแต่ละวันเข้า-ออกงานเวลาเท่าใด ซึ่งงานทรัพยากรบุคคลต้องทำรายงานสรุปทุกสิ้นเดือนเสนอผู้บริหารที่เป็นผู้กำหนดนโยบายว่าจะดำเนินการอย่างไรกับผู้ที่ไม่รับผิดชอบต่อภาระงานที่ได้รับ มีหลายองค์กรวัดประสิทธิผลของการทำงานจากผลงาน มากกว่าเวลาเข้าทำงานที่แตกต่างกันไปตามประเภทภารกิจ โดยทั่วไปผู้บริหารระดับหน่วยมีหน้าที่กำกับติดตามการทำงานของผู้ปฏิบัติงานโดยตรงให้มีผลงานตามที่สัญญาไว้ แต่ถ้าผลงานโดยรวมของหน่วยไม่เป็นไปตามเป้าหมายก็จะต้องมีการวิเคราะห์หาสาเหตุที่แท้จริงว่าเกิดจากการขาดความรับผิดชอบ ระยะเวลาทำงานไม่เป็นไปตามที่ตกลง หรือมีสาเหตุอื่นใด เพราะถ้าบุคลากรส่วนหนึ่งสามวันดี สี่วันไข้ ใช้เวลางานทำธุรกิจส่วนตัว เข้างานสาย ทานข้าวนาน หรือออกงานก่อนเวลาก็คงทำให้ผลงานของหน่วยไม่เป็นไปอย่างที่ควรจะเป็น
การลงเวลาเข้าทำงานในอดีตใช้การลงชื่อในเอกสาร เมื่อคนแรกลงเวลาเข้าทำงานแล้ว คนต่อไปก็จะลงเวลาในบรรทัดถัดไป เมื่อถึงเวลาก็จะเก็บเอกสารส่งงานทรัพยากรบุคคล ซึ่งเป็นระบบที่ไม่ใช้เทคโนโลยี โดยมีกลไกการควบคุมด้วยจิตสำนึก และคุณธรรมที่อยู่ในตัวของผู้ปฏิบัติงาน บางหน่วยงานมีวัฒนธรรมที่ไม่ซื่อสัตย์ คือ ลงชื่อไม่เป็นตามเวลาจริง เช่น มาทำงานสายทั้งหน่วยงาน แต่ผลการลงชื่อปรากฎว่าไม่มีใครมาสายแม้แต่คนเดียวตลอดทั้งปี ซึ่งมีเหตุผลสำคัญมาจากการไม่ใส่ใจกำกับดูแลของผู้บังคับบัญชาอย่างจริงจัง ปัญหานี้แก้ไขโดยการใช้บัตรตอกเวลาทำงาน (Time Card) แต่เวลาต่อมาก็มีบางคนให้เพื่อนที่มาก่อนช่วยตอกบัตรแทน ปัญหาเหล่านี้มีเหตุจากการขาดความซื่อสัตย์ที่เป็นคุณสมบัติเบื้องต้นของการทำงานร่วมกันในองค์กร
ปัจจุบันภาคเอกชนนิยมหันไปใช้เครื่องสแกนลายนิ้วมือ (Finger Scan) เพราะบันทึกข้อมูลได้ตามเวลาจริง และไม่มีใครถอดนิ้วมือให้กันได้ ในองค์กรขนาดใหญ่ที่มีบุคลากรหลายพันคนก็จะมีเครื่องสแกนลายนิ้วมือที่เชื่อมโยงกันเป็นเครือข่ายไปยังศูนย์ข้อมูล แต่ละเครื่องสามารถถ่ายโอนข้อมูลไปรวมกันแล้วประมวลผลจนได้สารสนเทศที่เสนอต่อผู้บริหารในแต่ละระดับใช้ประกอบการพิจารณาดำเนินการกับผู้ที่ไม่ตรงต่อเวลา หรือขาดงาน การใช้เทคโนโลยีทำให้สามารถสรุปรายงานได้รวดเร็ว ลดความผิดพลาด และลดภาระงานของบุคลากรได้มาก ส่วนการลางาน หรือการปฏิบัติงานนอกสถานที่ก็จะมีบัญชีข้อมูลที่จะนำมาประมวลผลร่วมกับข้อมูลจากเครื่องสแกนลายนิ้วมือ ซึ่งข้อมูลอาจสรุปเป็นรายเดือน หรือรายปีแล้วส่งให้กับบุคลากรได้รับทราบ และบุคลากรสามารถร้องขอทราบข้อมูลเพื่อใช้วางแผนในการหยุดงาน ลากิจ ลาป่วย หรือลาพักผ่อนต่อไป