ไอทีในชีวิตประจำวัน # 296 เครื่องบริการฝากแฟ้มขององค์กร ()
ในกลุ่มคนที่ต้องทำงานร่วมกันตั้งแต่ 2 คนขึ้นไป และต้องการใช้เทคโนโลยีให้เกิดประโยชน์ การมีเครื่องบริการฝากแฟ้มเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document Server) เพื่อให้เป็นแหล่งรวมทรัพยากรที่ถูกใช้สนับสนุนการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ (Learning Exchange) ระหว่างสมาชิก อาทิ รายงานการประชุม ผลการประเมินโครงการ ภาพถ่าย หรือวิดีโอคลิ๊ป ซึ่งสมาชิกทุกคนสามารถเข้าถึงเอกสารร่วมกันได้จากทุกที่ทุกเวลา โดยมีเครื่องบริการที่มีเจ้าหน้าที่รับผิดชอบดูแลให้อยู่ในสภาพพร้อมใช้ และอำนวยความสะดวก ย่อมสนับสนุนให้การดำเนินงานบรรลุเป้าหมายขององค์กรตามแผนที่วางไว้
แฟ้มเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มักเป็นสำเนาจากเอกสารต้นฉบับที่เจ้าของสามารถส่งเข้าสู่เครื่องบริการฝากแฟ้ม และสำเนาไปเพื่อเผยแพร่ต่อได้ อาทิ ส่งเป็นเอกสารให้เลขานุการใช้เป็นหลักฐาน ส่งอีเมลให้กับตนเอง หรือส่งเข้าเว็บไซต์ 4shared.com หรือ mediafire.com ที่ให้บริการรับฝากแฟ้มทั่วไป ยิ่งทำสำเนามากเท่าใด ก็ยิ่งลดความเสี่ยงต่อการสูญเสียแฟ้มเอกสารเท่านั้น เพราะโลกแห่งการสื่อสาร จำเป็นต้องสื่อสารด้วยแฟ้มดิจิทอล ถ้ามีการสื่อสารเพิ่มขึ้นก็ต้องใช้จำนวนแฟ้มเพิ่มขึ้น แล้วจำนวนสำเนาก็จะเพิ่มเป็นเงาตามตัว ทั้งนี้ต้องมีการวางระบบที่เกี่ยวข้องไม่ให้การจัดเก็บ เรียกใช้ หรือปรับปรุงเกิดความผิดพลาดล่าช้า
เครื่องบริการฝากแฟ้มเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ก็เหมือนกับอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ทั่วไปที่ไม่อาจวางใจได้โดยสมบูรณ์ เหมือนกับรถยนต์ที่อาจยางแตก หรือคอมพิวเตอร์ที่อาจเปิดไม่ออกกระทันหัน เพราะอุบัติเหตุทางซอฟท์แวร์ ฮาร์ดแวร์ และพีเพิลแวร์เกิดขึ้นได้เสมอ ดังนั้นผู้ใช้บริการต้องมีแผนสองรองรับในกรณีเกิดปัญหาขึ้น เนื่องจากเป็นเครื่องบริการก็ย่อมมีโอกาสติดไวรัสหรือถูกโจมตีจากภายนอก อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์เป็นเครื่องใช้ไฟฟ้าที่มีความร้อนย่อมมีการเสื่อมสภาพไปตามกาลเวลาหรือชำรุดจากไฟตกหรือไฟดับได้ ส่วนการดูแลโดยบุคลากรด้านเทคโนโลยี ซึ่งเป็นมนุษย์ที่อาจดำเนินการผิดพลาด ละเลยต่อหน้าที่ เลือกดำเนินการอย่างรู้เท่าไม่ถึงการณ์ ทั้งหมดคือสิ่งที่อาจเกิดขึ้น และเป็นหน้าที่ของผู้เป็นเจ้าของแฟ้มที่ต้องเตรียมรับมือกับปัญหาที่ไม่คาดคิด