ไอทีในชีวิตประจำวัน # 266 จัดการความรู้เครื่องพิมพ์ ()
รุ่นและยี่ห้อของเครื่องคอมพิวเตอร์ในองค์กรส่วนใหญ่มีความแตกต่างกัน แต่ซอฟท์แวร์ระบบปฏิบัติการมักไม่แตกต่าง เพราะต้องมีการเชื่อมโยง แลกเปลี่ยนข้อมูลข้ามเครื่องคอมพิวเตอร์อยู่เสมอ แม้มีความแตกต่างของเครื่องคอมพิวเตอร์แต่ด้วยการออกแบบที่คำนึงถึงความเข้ากันได้เป็นสำคัญ ทำให้สามารถใช้ซอฟท์แวร์มาเป็นตัวกลางลดช่องว่างระหว่างความแตกต่างลง ส่วนองค์กรที่ใช้ซอฟท์แวร์ระบบปฏิบัติการแตกต่างกัน อาทิ ไมโครซอฟท์ ลีนุกซ์ แมคอินทอร์ช ย่อมทำให้การใช้ข้อมูลข้ามเครื่องเกิดความโกลาหลอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้
เครื่องพิมพ์ (Printer) เป็นอุปกรณ์ต่อพ่วงเข้ากับเครื่องคอมพิวเตอร์เฉพาะเครื่องใดเครื่องหนึ่ง บางองค์กรจัดตั้งเครื่องพิมพ์ให้ถูกใช้ร่วมกันจากเครื่องคอมพิวเตอร์หลายเครื่อง และองค์กรขนาดใหญ่มักมีประเภทของเครื่องพิมพ์ไม่น้อยกว่า 3 ประเภท คือ Laser , Inkjet และ DotMatrix การเลือกเครื่องพิมพ์ของหน่วยงานย่อมมีความเหมาะสมแตกต่างกันไป เช่น ผู้บริหารย่อมใช้แบบ Laser เพื่อคุณภาพของงานที่ต้องมาก่อน แผนกประชาสัมพันธ์เลือกใช้แบบ Inkjet เพราะต้องใช้เอกสารหลากสี นำเสนอภาพลักษณ์ ใช้เครื่อง Scan และ Copy ซึ่งทั้งหมดสามารถทำได้ด้วยเครื่องพิมพ์แบบ Inkjet เพียงเครื่องเดียว ส่วนแผนกการเงินต้องใช้แบบ Dotmatrix เพราะต้องพิมพ์เอกสารแบบมีสำเนาผ่านหัวเข็มแบบตอกกระทบ หรือใช้กับกระดาษคาร์บอนที่ใช้เป็นหลักฐานทางการเงิน
ปัญหาเกี่ยวกับการบริหารจัดการรุ่นของเครื่องพิมพ์จะเกิดขึ้นในองค์กรที่ขาดการจัดการความรู้ ไม่มีการบ่งชี้ความรู้ไปถึงการเรียนรู้ เพราะถ้าปล่อยให้หน่วยงานเลือกซื้อเครื่องพิมพ์โดยขาดการพูดคุยแลกเปลี่ยนประสบการณ์ ขาดการทำความเข้าใจร่วมย่อมไม่สามารถบริหารจัดการสินค้าคงเหลือในองค์กร บางองค์กรมีหน่วยงาน 50 หน่วยอาจมีเครื่องพิมพ์ถึง 25 รุ่น แต่ถ้ามีการจัดการความรู้ก่อนซื้อเครื่องพิมพ์ก็จะทำให้จำนวนรุ่นลดลง สามารถบริหารจัดการ บำรุงรักษา แลกเปลี่ยน ใช้ประโยชน์ได้เต็มที่ และจัดซื้อหมึกได้อย่างมีประสิทธิภาพต่อไป