ไอทีในชีวิตประจำวัน # 215 ความต้องการจากระบบฐานข้อมูล
9 พฤศจิกายน – 15 พฤศจิกายน 2552
มีอยู่วันหนึ่งโปรแกรมเมอร์เข้ามาเล่าปัญหาสู่กันฟังว่าพัฒนาระบบฐานข้อมูลของหน่วยงานหนึ่งมาแล้ว 3 เดือน ได้พูดคุยวางแผนงานกับหัวหน้าหน่วยงาน และผู้ใช้โปรแกรมมาแล้วนับสิบครั้ง นำโปรแกรมเข้าไปทดสอบใช้งานแล้วหลายครั้ง เคยถูกเปลี่ยนความต้องการที่ต้องรื้อโครงสร้างฐานข้อมูลใหม่ก็เกิดขึ้นมาแล้ว ในกรณีนี้เป็นการพัฒนาต่อยอดจากระบบที่มีอยู่เดิมเชิงบูรณาการ จึงต้องศึกษาระบบฐานข้อมูลของหลายหน่วยงานร่วมด้วย เพื่อใช้เป็นฐานในการพัฒนาโปรแกรมให้สอดรับกับความต้องการของผู้ใช้เฉพาะด้าน จะหาซื้อที่ไหนคงไม่ได้ เพราะมีลักษณะข้อมูล และรูปแบบการทำงานเฉพาะหน่วยงาน
ผู้เขียนเคยเล่าให้หน่วยงานเจ้าของระบบฟังว่า ถ้ามีความต้องการหนึ่งข้ออาจใช้เวลาพัฒนาระบบฐานข้อมูลเพียงหนึ่งวัน หากเพิ่มข้อที่สองอาจใช้สองสัปดาห์ แต่ถ้าเพิ่มข้อที่สามอาจใช้เวลาถึงสามเดือน ความต้องการของระบบย่อมเกิดจากคนในหน่วยงานเจ้าของระบบฐานข้อมูลที่ต้องกำหนดร่วมกันให้ชัดเจน อาจมีผู้ใช้หลายคน หลายระดับ และหลายหน้าที่ ซึ่งพบได้ว่าขณะพัฒนาระบบนั้นผู้ใช้ขอเปลี่ยนความต้องการเป็นเหตุให้ระยะเวลาพัฒนาต้องยืดออกไป บ่อยครั้งที่ทีมพัฒนาระบบขอให้มีการจัดทำสัญญาเพื่อกำหนดข้อตกลงให้ชัดเจน มีรายละเอียดของความต้องการตามงบประมาณและนโยบายของหน่วยงาน หากมีการแก้ไขความต้องการก็ต้องแก้ไขงบประมาณ พบว่าการแก้ไขอาจไม่สามารถตกลงกันได้ระหว่างสองฝ่าย และทำให้ระบบที่พัฒนาขึ้นไม่สำเร็จตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้
ปัญหาหนึ่งที่ทำให้ผู้พัฒนาระบบไม่สามารถดำเนินการให้แล้วเสร็จตามเงื่อนเวลาที่กำหนดคือ ผู้ใช้ในหน่วยงานมีความต้องการไม่เป็นไปในทางเดียวกัน เช่น หัวหน้าเอาอย่าง ผู้ใช้โปรแกรมเอาอีกอย่าง และผู้ใช้ข้อมูลขออีกอย่าง ซึ่งความขัดแย้งข้างต้นอาจทำให้การพัฒนาระบบล่าช้าออกไป เพราะมีผลโดยตรงต่อข้อกำหนดความต้องการที่ใช้ในการออกแบบระบบฐานข้อมูล วิธีแก้ไขก็ต้องใช้การจัดเวทีประชุมเปิดใจแลกเปลี่ยน เพื่อกำหนดความต้องการให้ชัดเจน และมองเห็นความสำเร็จขององค์กรเป็นที่ตั้ง