ไอทีในชีวิตประจำวัน # 210 อีเมลองค์กรกับนอกองค์กร
12 ตุลาคม – 18 ตุลาคม 2552
อีเมล (e-mail = electronic mail) คือ บริการส่งจดหมายผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่ช่วยให้การสื่อสารระหว่างผู้รับและผู้ส่งทำได้ง่าย ไม่จำเป็นที่ผู้รับต้องนั่งอยู่หน้าเครื่องคอมพิวเตอร์เหมือนระบบโทรศัพท์ มีความสามารถในการรับฝากอีเมลไว้กับเครื่องบริการ เมื่อผู้รับเข้าใช้งานเครื่องบริการในภายหลังก็จะได้รับอีเมลข้อมูลข่าวสารนั้น นักเรียนประถมยุคใหม่ในเขตเมืองมักเรียนรู้การใช้อีเมลเพื่อสื่อสารกับเพื่อนใหม่ แต่มากกว่า 95% จะใช้อีเมลนอกโรงเรียน เช่น hotmail.com yahoo.com gmail.com หรือ thaimail.com เหตุที่นักเรียนไม่นิยมใช้อีเมลของโรงเรียน เช่น ต้องย้ายโรงเรียนเมื่อถึงชั้นสูงสุด ต้องการใช้บัญชีสำหรับหลายบทบาท ต้องการใช้บริการเสริมที่มีในอีเมล เช่น การสนทนา ฟรีบล็อก หรือฟรีโฮมเพจ เป็นต้น
อีเมลองค์กรมีจุดเด่น คือ เชื่อมต่อได้เร็วที่สุด ส่งถึงเพื่อนในองค์กรได้ไม่จำกัด มีผู้ดูแลระบบขององค์กรรับผิดชอบตอบคำถาม และปรับระบบตามความต้องการของสมาชิก ทั้งเรื่องนโยบายกำหนดขนาดของแฟ้มแนบ การกรองจดหมายขยะ และมีหน้าที่แก้ปัญหาโดยตรง แต่ผู้ดูแลระบบมักแก้ปัญหาที่เกิดจากการใช้อีเมลนอกองค์กรได้ไม่ชัดเจนเนื่องจากอยู่นอกเหนือการควบคุม เช่น วันนี้ทำไม hotmail.com ช้าจัง หรือทำไมส่งแฟ้มแนบขนาด 25 MB จาก yahoo.com ไม่ได้ หรือส่งโปรแกรมไปให้เพื่อนไม่ได้ หรือทำไมอีเมลบางฉบับไปอยู่ในกล่องจดหมายขยะ เป็นต้น
สมาชิกองค์กรบางท่านอาจไม่นิยมใช้อีเมลขององค์กรเพียงบัญชีเดียวด้วยหลายสาเหตุ อาทิ ไม่ต้องการให้ผู้รับอีเมลทราบตัวตนที่แท้จริง มักเปลี่ยนอีเมลอยู่เสมอ ใช้หลายบัญชี ใช้บริการเสริมที่องค์กรไม่มีให้ ส่วนจุดด้อยในกรณีเลือกใช้อีเมลนอกองค์กร คือ อีเมลนอกองค์กรมีความเป็นทางการน้อยกว่า มีข้อจำกัดสำหรับจดหมายเวียน อาจกรองอีเมลสำคัญเข้ากล่องจดหมายขยะ ข้อจำกัดเรื่องขนาดแฟ้มแนบ ขนาดกล่องจดหมาย และความเร็ว ถ้าเป็นไปได้ผู้เขียนแนะนำว่าควรใช้อีเมล 2 บัญชี คือ ใช้อีเมลขององค์กรไว้คุยเรื่องงาน และใช้อีเมลภายนอกไว้พูดคุยกับเพื่อนใหม่ เพราะธรรมชาติของมนุษย์ส่วนใหญ่ยังเป็นสัตว์สังคมที่ต้องการการยอมรับที่ไม่มีวันพอเพียง