ไอทีในชีวิตประจำวัน # 116 เลือกนำเสนอด้วย .ppt หรือ .pdf หรือ .doc
24 ธันวาคม – 30 ธันวาคม 2550
ถ้าท่านมีเหตุให้ต้องนำเสนอข้อมูลแก่กลุ่มคนผ่านเครื่องแอลซีดีโปรเจคเตอร์ (LCD Projector) ก็ต้องเลือกใช้ซอฟต์แวร์ที่จะนำเสนอข้อมูลให้เหมาะสม เช่น นำเสนอภาพถ่าย (Photo) นำเสนอข้อมูลที่เป็นตัวอักษร (Text) นำเสนอแผนที่ความคิด (Mind Map) นำเสนออีบุ๊ค (e-Book) นำเสนอเว็บไซต์ (Website) นำเสนอแผนภูมิกราฟ (Graph) นำเสนอโครงการ (Project) เป็นต้น เพราะซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมจะช่วยสื่อข้อมูลถึงผู้รับได้อย่างมีประสิทธิภาพ
โปรแกรมที่ถูกเลือกใช้เพื่อนำเสนอที่นิยมอย่างมากในไทย คือ Microsoft PowerPoint ที่อยู่ในชุดของ Microsoft Office เพราะข้อมูลจากเว็บไซต์ truehits.net แสดงให้เห็นว่าระบบปฏิบัติการสำหรับผู้ใช้ที่นิยมในไทยคือ Microsoft Windows ส่วนคู่แข่งได้แก่ลีนุกซ์และแมคอินทอชรวมกันยังไม่ถึง 1% ของผู้ใช้ทั้งหมด และโปรแกรมสำนักงานที่เข้ากันได้ดีกับระบบปฏิบัติการวินโดวส์ คือ Microsoft Office แม้หลายองค์กรจะพยายามเปลี่ยนไปใช้ระบบปฏิบัติการที่เป็นโอเพนซอร์ส (Open Source) แต่ก็ต้องกลับไปใช้ Microsoft Windows เพราะมีปัญหาความเข้ากันได้ของซอฟต์แวร์ประยุกต์ที่ต้องนำข้อมูลไปใช้ข้ามเครื่อง เช่น แฟ้มสกุล .mdb ใช้งานได้เฉพาะบนระบบปฏิบัติการวินโดวส์เท่านั้น
แฟ้มข้อมูลที่นำเสนอในอินเทอร์เน็ตอีกแบบหนึ่งต้องใช้โปรแกรม Acrobat Reader สำหรับอ่าน และใช้โปรแกรม Acrobat Writer สำหรับสร้าง เหตุที่แฟ้มนี้ได้รับความนิยมสูง เพราะมีโปรแกรมรองรับการเปิดอ่านได้จากทุกระบบปฏิบัติการ ลักษณะแฟ้มไม่ส่งเสริมให้คัดลอกข้อมูลออกไป และการนำข้อมูลจากโปรแกรมอื่นแปลงเป็นแฟ้มประเภทนี้ทำได้ง่าย ถ้าท่านนำเสนอข้อมูลผ่านแฟ้มนี้สามารถกำหนดรหัสผ่านป้องกันได้ทั้งการเปิดอ่านหรือคัดลอกออกไป ทำให้มีความปลอดภัยต่อข้อมูลในแฟ้มของท่านในระดับหนึ่ง
ไม่ว่าจะนำเสนอข้อมูลด้วยโปรแกรมใด ก็ต้องถามว่ามีเหตุผลที่เลือกโปรแกรมนั้นอย่างไร ถ้ามีเฉพาะหัวข้อประกอบการบรรยายและต้องการนำเสนอให้ดูหรูหลา การเลือกใช้ Microsoft PowerPoint ก็เป็นทางเลือกที่นิยมอย่างมาก แต่ถ้ามีรายละเอียดมากก็อาจเลือกใช้ Acrobat แต่ถ้ามีเวลาน้อยในการตกแต่งข้อมูล และมีรายละเอียดที่หลากหลาย เช่น การเตรียมข้อมูลนำเสนอในห้องประชุมอย่างเร่งด่วนใน 1 ถึง 2 ชั่วโมง ขอแนะนำว่า Microsoft Word จะเป็นตัวเลือกที่มองข้ามไม่ได้